[Notion 노션 기초] Workspace – 워크스페이스는 몇 개나 만들어야 할까

[Notion 노션 기초] Workspace – 워크스페이스는 몇 개나 만들어야 할까

워크스페이스(Workspace)는 단순히 노트의 모음일까?

노션 사용하다보면 이런 궁금증이 생길 수 있다.

“워크스페이스는 몇 개나 만들어야할까?”

“워크스페이스는 폴더처럼 여러개 만들어서 사용하면 되는걸까?”

노션의 워크스페이스는 하나의 팀이다

한 블로거는 아래와 같이 워크스페이스(workspace)를 하나의 팀으로 정의했다.

노션 워크스페이스의 정의

워크스페이스가 하나의 팀이라는 말은 조금 모호하게 들릴 수 있지만, 노션이 추구하는 워크스페이스의 바람직한 활용방안에 대해 생각해볼 수 있는 대목이기도하다.

만약 노션이 단순한 노트앱이었다면, 페이지들의 분류와 카테고라이징(categorizing)을 위해 워크스페이스 대신 노트나 노트북의 개념을 만들었을지도 모른다. 하지만 그게 아니라 작업공간을 의미하는 워크스페이스(workspace)로 명명한 것은, 하나의 팀을 워크스페이스 단위로 구성하고 거기에 모여 작업하라는 의미에 더 가까워보인다. (여기서 하나의 팀은 개인이 될 수도 있고, 크게는 회사 전체가 될 수도 있다) 즉, 노션의 워크스페이스는 단순히 페이지를 여러개 모아둔 폴더의 기능을 한다기보다는, 팀 자체를 정의하고 구분하는 기능에 조금 더 초점을 맞추고있다고 볼 수 있다. 참고로 폴더의 기능은 하나의 워크스페이스 안에서 페이지와 서브페이지들을 활용해서 충분히 페이지 단위에서 구현할 수 있다.

워크스페이스는 아래와 같은 역할을 한다.

  1. 해당 작업 공간을 공유할 대상을 한정한다 (보통은 한 회사의 전 구성원이 하나의 워크스페이스를 공유하고, 필요한 경우 각 페이지별로 접근 권한을 설정한다)
  2. 1번 기능의 다른 표현일 수 있지만, 조직을 구분하는 역할을 한다 (한 CEO가 3개의 회사를 운영한다면 3개의 워크스페이스를 만들고 각 회사를 관리할 수 있다. 그리고 각 회사의 구성원들은 다른 회사의 워크스페이스에 접근할 수 없다)
  3. 한 조직(개인이 될 수도 있음)의 여러가지 노트나 정보를 모두 포함하는 그릇의 역할을 한다.

그럼 노션과 구글드라이브의 공유폴더와는 어떤 차이가 있을까?

노션과 구글드라이브의 차이점
노션과 구글드라이브의 차이점

구글드라이브에서 공유 폴더를 만들고 하나의 팀만 사용할 수 있도록 하면, 혹은 회사의 전 구성원이 하나의 폴더를 같이 사용한다면, 노션의 워크스페이스와 같지 않을까? 물론 접근할 수 있는 멤버를 제한할 수 있고, 하나의 장소에 파일들과 정보들이 모을 수 있다는 점은 유사하나, 대표적으로 아래와 같은 차이점들이 있을 것이다.

  • 노션은 문서간의 관계를 형성하고 링크를 통해 왔다갔다하기가 훨씬 쉽다
  • 문서 형식이나 다른 툴과의 통합, 임베드 등이 훨씬 더 자유롭다
  • 구글드라이브의 폴더는 노션의 워크스페이스에 비해 빠르게 복잡해지고 원하는 정보를 찾기 어렵다

더 많은 차이점들이 있지만, 위와 같은 이유로 노션은 단순 노트앱을 넘어서 협업 툴로 기능할 수 있는 확장성을 갖추었으면서도, 대표적인 협업 툴인 구글 드라이브의 장점들을 취하고, 단점들까지 보완해 소위 all-in-one workspace가 될 자질을 갖추고 있음을 알 수 있다.

노션의 특징과 장점에 대해 더 자세히 알고 싶다면

워크스페이스(Workspace), 몇 개나 필요할까?

물론 사용법에 정답이 있는건 아니지만, 노션의 워크스페이스를 아래와 같이 구글 드라이브의 폴더나 다른 노트앱의 노트북처럼 사용하는 경우가 있다.

노션 워크스페이스의 좋지 않은 활용사례
워크스페이스 안좋은 활용사례

물론 개인 사용의 경우 워크스페이스를 많이 만들어서 위 그림처럼 폴더로 사용할 수도 있다. 하지만 전체 검색이 워크스페이스 범위 내에서만 가능하다는 점, 시간이 지나면서 정보도 분산되어 찾기 힘들어진다는 점 등 불편함이 있어 권장하지는 않는다. 회사 단위로 넘어가더라도 이런 단점은 비슷하게 적용된다. 거기에 요금도 워크스페이스 단위로 지불(개인 사용은 제외)해야하니 더욱 그렇다. 일반적으로는 스타트업이나 작은 규모의 회사까지는 하나의 워크스페이스로도 회사 전체가 사용하기에 충분하다.

만약 여러분이 지금 여러 개의 워크스페이스로 나눠서 사용 중인데, 각 워크스페이스를 사용하는 구성원이 모두 같다면 아마도 워크스페이스를 취지에 맞지 않게 활용하고 있을 확률이 높다. 아래는 비효율적인 예시이다.

  • 비효율적 사례 1 – 개인인 경우
    • 워크스페이스 1 – 용돈관리 (워크스페이스 이용자 본인 1명)
    • 워크스페이스 2 – 스케줄관리 (워크스페이스 이용자 본인 1명)

  • 비효율적 사례 2 – 팀인 경우
    • 워크스페이스 1 – 간편식 브랜드 런칭 프로젝트 (워크스페이스 이용자 기획팀 전원)
    • 워크스페이스 2 – 수제버거 브랜드 런칭 프로젝트 (워크스페이스 이용자 기획팀 전원)

워크스페이스는 되도록 최소 단위로 유지하는 것이 좋다. 그렇지 않으면 구글 드라이브에서 파일을 찾아 폴더를 여기저기 찾아 헤메는 본인의 모습을 노션에서도 발견할 것이다.

다음 편에서는 워크스페이스를 생성하는 법과 실제 인터페이스가 어떻게 구성되어있는지 살펴보자.

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